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查 新 实 施 细 则


     查新工作是推进立项科学化及科技成果管理工作规范化的一个重要措施,为保证查新工作的严谨性和科学性,确保查新质量,本查新站按照教育部和科技部对查新工作的规范要求特制定如下查新工作实施细则:
1、委托查新项目的受理
1.1 一般原则
   (1)委托查新项目由本站值班人员负责接洽及咨询,由相关学科查新人或本站负责人正式受理。
   (2)受理委托项目时,承接人员必须判断待查新项目是否属于查新范围,判断查新项目所属专业是否属于本查新站承担查新业务的受理范围。对于不属本站查新专业的,应告知委托者可选择的相关专业查新站。
   (3)有下列情况之一时,承接人必须拒绝接受查新委托。
       ① 委托查新项目不属本站查新专业范围;
       ② 查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料;
       ③ 经三次交谈,查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点;
       ④ 查新委托人要求的交付报告时间过短,以致难以保证查新质量。
1.2 查新委托受理程序
   (1)请委托者认真阅读“委托须知”,并指导查新委托人填写查新委托书。
   (2)检查委托者所填写查新委托书相关内容是否全面、恰当。
   (3)请委托者提交能较详细描述项目的技术资料,如项目的技术背景资料、项目总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等,初步审查委托者提交的资料是否完备,是否符合查新要求。
   (4)与查新委托者认真交谈,听取查新委托人关于查新项目的情况介绍,了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点,了解用户所掌握的该项目与同类研究的不同之处,初步判断查新项目的新颖点。
   (5)与查新委托者关于查新要求、查新范围、查新报告提交时间、查新收费等达成共识。
   (6)与查新委托人订立查新合同。
2、查新检索工作的实施
2.1 检索准备
    在检索前,查新员要做好以下几项准备工作
     (1) 认真、仔细地阅读查新项目的资料、分析查新委托人提出的查新点与查新要求,了解查新项目的科学技术特点。
     (2) 明确检索目的。
     (3) 根据检索目的初步确定查证主题的特指程度和学科范围的专指程度,使主题概念及相应检索词能准确地反映查新项目的核心内容。
     (4) 确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。
2.2 确定检索年限
    文献检索的年限应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定,一般原则可参考
     (1) 科研立项类查新:从查新之日前推10年到15年;
     (2) 成果鉴定类查新:从查新之日前推15年;
     (3) 报奖类查新:从查新之日前推15年;
     (4) 技术转化和开发及其他类查新:从查新之日前推15年到20年。
2.3 确定检索范围和检索工具
     2.3.1 基本原则
     查新员在完成以上检索准备后,应根据委托人提供的使用文献情况,确定检索范围和选择检索工具。在确定检索范围和选择检索工具时应遵循以下基本原则:
     (1) 检索词的确定和联机检索策略的制定应当以机检为主,手检为辅,力求查全、查准,保证质量。
     (2) 检索词选择要考虑能够表达检索概念的所有不同的词,如:同义词、隐含词、替代词、缩写词、以及检索词的英、美不同拼写法等。
     (3) 检索时,每一国内外(国外)查新项目外文文献部分均必须经过Dialog国际联机检索。
     (4) 中文文献数据库因各数据收录范围有所侧重、主题词标引不规范、检索点较少、检索功能较弱,所以所有涉及委托项目的中文数据库均必须检索,且应放宽检索范围,通过人工判断对文献进行筛选,以防漏检。
     (5) 外文文献数据库利用Dialog数据库扫描检索功能,结合本细则中所规定学科基本检索工具及下述注意事项选择应检索的数据库。
     (6) 查新检索除利用检索工具书和数据库外,必要时还需补充查找与查新项目内容相关的主要现刊,以防漏检。此外,查新员还应当注意利用相关工具书如手册、产品目录、年鉴等。
     (7) 查新员检索出有关题录或文摘后,与委托人提供的技术资料进行对比分析,作出正确判断,密切相关文献必须查找原文,复印件应作为查新报告的附件。
2.3.2 选择外文数据库时的注意事项
     (1) 委托查新项目研究内容或应用范围涉及到多学科时,相关学科的文献数据库必须列入检索范围。
     (2) 委托查新项目为应用研究或开发研究时,应考虑检索专利、会议文献和成果公报等。
     (3) 委托查新项目为产品类查新时,应考虑利用Internet搜索引擎查找网上是否有同样产品说明。
     (4) 委托查新项目若要与国外某国的情况进行对比时,应考虑检索该国编制的文献检索工具。
     (5) 综合性检索数据库应与专业性检索工具相结合。
2.3.3 实施联机检索应注意的问题
     (1) 正确地选用主题词和编制检索策略。查新人员要认真与委托人交换意见,充分理解项目的实质内容和委托人要求,以便确定检索词和检索策略;查新项目的检索范围应宽于一般项目的文献检索,机检用检索词尤要慎重选择;要注意选用国外惯用的技术用语,对委托人提供的词要认真复核,查对有关词表或用手检来核对与数据库相对应的检索工具所采用的检索词,要注意对项目隐含概念的提取。
     (2) 制定检索策略时,先利用图书馆现有资源或网络数据库以较宽的检索策略初步调查有关文献的分布情况和相关技术的研究情况,进一步明确检索词;编制策略时要注意各个数据库的特点,制定出周密、科学而具有良好操作性的检索策略。
     (3) 凡能用分类号来检索的,在用“词”检索的同时,再用分类号检索,以便检索相对集中,避免漏检。
     (4) 机检结果为零的项目,为保证查新质量,一方面应再次审核所用检索词和策略是否正确,另一方面可采用分式检索或取消专指性太强的检索词,再次上机。处理可分两种情况:一种情况是在综合分析后确定结果为零,可下结论;另一种情况是估计还可能查到相关文献,但检索结果为零,可通过专家和同行咨询、扩大检索范围等方式进一步开展工作。
3、撰写查新报告
     查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。查新员所出具查新报告内容应当符合查新合同的要求,应如实地反映检索情况和检索结果,尽量避免在"检索结果"中使用定性的词语。
3.1 查新报告具体内容
     (1) 查新报告编号,查新项目名称,查新委托人姓名,查新委托日期,查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱,查新员和审核员姓名,查新完成日期。
     (2) 查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单。
     (3) 查新委托人要求提供的其他内容。
3.2 查新报告基本要求
     (1) 查新报告必须采用科学技术部规定的格式;内容符合查新合同的要求;提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。
     (2) 查新报告应当采用描述性写法,使用规范化术语,文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求;不得使用含意不清、模棱两可的词句;应当包含足够的信息,使得查新报告的使用者能够正确理解。
     (3) 查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论,都应以客观事实和文献为依据,完全符合实际,不包含任何个人的主观判断和偏见。
     (4) “文献检索范围及检索策略”应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。
     (5)“检索结果”应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。检索结果应当包括下列内容:
       ① 对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述;
       ② 依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出;
       ③ 对所列主要相关文献逐篇进行简要描述(一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提),对于密切相关文献,可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。
     (6) 查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况,不得误导。 查新结论应当包括下列内容:
       ① 相关文献检出情况;
       ② 检索结果与查新项目的各查新点的比较分析;
       ③ 对查新项目新颖性的判断结论。
     (7) 查新员应当根据查新项目的查新点,将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。
     (8) 检索附件包括密切相关文献的题目、出处及其原文复制件;一般相关文献的题目、出处及其文摘。
     (9) 有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字,加盖查新机构的科技查新专用章,同时对查新报告的每一页进行跨页盖章。
     (10) 必要时,查新员应就查新项目的文献检索与新颖性等问题向本站特聘咨询专家咨询。
4、查新报告的审核
     查新人员在完成检索工作及拟写好查新报告后,应将全部检索材料和查新报告初稿送交具有高级技术职称审核人审核,审核员须审查查新员所进行的查新程序是否规范;查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适;选择的检索词及分类栏目是否恰当;检出的文献是否为同类研究文献;可比文献是否恰当;查新员收集到的相关文献是否齐全;对提出的文献判读是否正确;查新结论是否客观和准确;查新报告是否规范;并向查新员提出审查意见,供补充修改。
     经审核不合格的查新报告,应查明原因和责任,如责任在委托人则应收费重查;如责任在查新人员,则免费重查;因工作敷衍塞责而造成查新不实的,应给予批评,直至暂停其查新资格。
5、文件归档与数据库登录
5.1 查新档案内容
     每一查新项目均应保存两种形式的档案:书面材料形式和电子版本形式。
     书面材料包括:查新委托书、查新合同、查新报告(包括附件)、查新项目的主要科学技术资料、查新人员的工作记录、咨询专家的书面意见等。 电子形式包括:查新报告和相关检索结果。
5.2 查新档案管理
     每一个查新项目的相关材料由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。
     电子版本的查新报告及相关文献检索结果也同时由查新员发送给档案保管人员,由档案保管员登录到本站查新报告数据库,保存在查新服务器上。 每个项目的《科技查新报告》最终由档案保管员登录到国家查新工作数据库。

 

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